BAB III

BAB III

ANALISIS PENGELOLAAN PERMINTAAN
PADA BALAI PELESTARIAN SEJARAH DAN NILAI TRADISIONAL TANJUNGPINANG

Pengelolaan permintaan pada Balai Pelestarian Sejarah dan Nilai Tradisional (BPSNT) Tanjungpinang, dapat dikatakan bahwa sebenarnya hal itu belum menjadi perhatian sebagaimana mestinya dan bahkan belum merupakan bagian dari program kerja pada lembaga ini, apalagi istilah ini dapat dikatakan bukanlah istilah dalam bidang kebudayaan tetapi bidang ekonomi sehingga istilahnya saja sebenarnya masih merupakan barang baru bagi lembaga ini. Namun sebenarnya baik sadar atau tidak kegitan pengelolaan permintaan ini secara tidak langsung telah merupakan bagian dari lembaga ini tetapi apakah hal itu telah berjalan dengan baik sesuai harapan?

Berangkat dari perencanaan dan program BPSNT seperti yang dituangkan pada bab sebelumnya, jika kita melihat kenyataan selama ini keberadaan kantor ini sesuai dengan visi dan misinya maka timbul pertanyaan apakah program dan tujuan lembaga ini sudah terlaksana dengan baik, karena dari fakta di lapangan bahwa lembaga ini dapat dikatakan kurang dimanfaatkan oleh masyarakat. Padahal, di BPSNT tersedia fasilitas referensi tentang sejarah, budaya, dan nilai-nilai tradisional yang bisa dimanfaatkan oleh siapa saja yang membutuhkan. Masyarakat bisa memanfaatkan fasilitas perpustakaan BPSNT yang berisi referensi dan dokumentasi tentang nilai tradisional, sejarah, dan budaya lokal. Selain itu, ada juga kegiatan seperti diskusi dan ceramah tentang kebudayaan tetapi hal tersebut kurang diketahui masyarakat umum. Kegiatannya saja kurang diketahui apalagi manfaat yang akan dicapai.

Untuk memacahkan permasalahan tersebut tentunya banyak sudut pandang dan teori-teori yang bisa dikaji baik dari segi pelayanan, pemasaran, promosi, atau mungkin ada permasalahan lainnya. Terlepas dari itu, pada kesempatan ini saya mencoba membahas seputar permasalahan tersebut dari sudut pengelolaan permintaan yang kurang di manage dengan baik. Hal itu bisa dilihat dari sudut pengunjung/peminat/publik/masyarakat untuk mengkonsumsi produk yang dihasilkan dari lembaga ini. Salah satu titik keberhasilan penyebarluasan informasi yang dimiliki dari kantor ini adalah dapat kita lihat keseimbangan atara permintaan dan penawaran, baik orang yang ingin mengakses produk dari lembaga ini maupun kesiapan lembaga ini dalam memberikan pelayanan terbaik terhadap masyarakatnya.

Volume permintaan pada

BPSNT Tanjungpinang

Penggunaan yang rendah

Siklus waktu 1 Siklus waktu 2

Kapasitas

berlebih

Gambar 3. Permintaan dan kaitannya dengan kapasitas lembaga pada BPSNT Tanjungpinang

Pasang surut permintaan terhadap produk lembaga ini jika diamati sepanjang hari, bulan dan tahun, sangat berbeda jika kita bandingkan dengan permintaan masyarakat terhadap produk lainnya walaupun fluktuasi tidak stabil terhadap tinggi rendahnya permintaan masih dapat kita lihat permintaan tersebut sebagai permintaan yang sangat dinamis oleh masyarakat. Pada waktu tertentu permintaan sangat tinggi sedangkan waktu yang lainnya permintaan sangat rendah, keduanya sebenarnya tidak baik bagi jasa pelayanan terhadap permintaan tersebut. Tetapi hal itu masih bisa diseimbangkan melalui langkah-langkah dan tahapan untuk pengendalian permintaan tersebut. Namun pada lembaga ini permintaan masyarakat terhadap produk lembaga ini sangat rendah sekali sehingga menyebabkan kelebihan kapasitas, yaitu permintaan di bawah kapasitas optimum dan sumber daya produktif kurang terpakai, yang mengakibatkan produktivitas rendah.

Untuk melihat sejauhmana permasalahan tersebut, pertama saya akan coba membahas dan mengukur kapasitas terlebih dahulu. Banyak organisasi/lembaga menjalankan proses dengan kapasitas terbatas, maksudnya ada batas paling atas untuk melayani tambahan pelanggan pada suatu waktu. Pada masa seperti itu, kapasitas lembaga BPSNT yang saat ini jumlah karyawan hanya 23 orang tidak dapat diandalkan untuk melakukan produktivitas dengan jangkauan wilayah kerja yang terdiri dari 4 propinsi tersebut, kapasitas SDM dari segi jumlah sebenarnya sangat terbatas. Tetapi bukan berarti solusinya harus melakukan penambahan pegawai yang tidak mungkin dilakukan secara langsung, apalagi terlebih dahulu harus mengikuti berbagai pelatihan dan pendidikan (diklat) agar tenaga SDM yang dimiliki keterampilan sesuai bidang kerjanya.

Menentukan kapasitas produktif yang mengacu pada SDM atau aset yang dapat digunakan BPSNT harus menghasilkan produk atau jasa. Dalam konteks jasa, kapasitas produktif setidaknya memiliki lima bentuk potensial seperti:

1. Fasilitas fisik yang dirancang untuk menampung pelanggan/publik.

2. Fasilitas fisik yang dirancang untuk menyimpan atau memperoses barang.

3. Peralatan fisik yang digunakan untuk memperoses orang, barang atau informasi.

4. Tenaga Kerja. (para karyawan dan pimpinan baik struktural maupun fungsional yang merupakan elemen utama kapasitas produktif)

5. Jasa yang berkualitas untuk melayani masyarakat.

Kapasitas produktif ini maksudnya adalah sejauhmana fasilitas, peralatan, tenaga kerja/karyawan, infrastruktur, dan aset lainnya tersedia bagi perusahaan untuk menghasilkan output bagi pelanggan/masyarakat. Dilihat dari kapasitas produktif ini, jika dibandingkan dengan kapasitas produktif pada BPSNT Tanjungpinang maka dapat dikatakan belum sepenuhnya dilaksanakan, sehingga hal itu tentu saja berpengaruh pada program lainnya. Untuk mensiasati hal itu dapat juga melakukan atau menciptakan kapasitas yang fleksibel.

Mengejar permintaan, dalam hal ini lembaga dapat membuat suatu terobosan yang disesuaikan dengan keinginan pasar/masyarakat (mungkin pemda setempat), dengan beragam keinginan. Sehingga apa yang diinginkan oleh pelanggan disesuai kan dengan program lembaga, misalnya melakukan penelitian, seminar, atau diskusi yang melingkupi isue-isue yang lagi hangat dibicarakan di tingkat daerah, atau mungkin informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat. Artinya menyesuaikan tingkat kapasitas lembaga untuk memenuhi tingkat permintaan.

Menganalisa permintaan, sebenar sangat sulit untuk membuat strategi untuk mendongkrak tingkat permintaan pada produk lembaga BPSNT ini, kecuali hal itu didasarkan pada pemahaman tentang mengapa pelanggan/masyarakat memilih menggunakan jasa ini. Misalnya sangat sulit BPSNT medongkrak permintaan dengan menyampaikan informasi yang tidak sesuai dengan keinginan pelanggan/masyarakat, mungkin untuk masalah tertentu hal itu dapat dilakukan tetapi untuk hal-hal yang telah baku sulit untuk merubahnya. Untuk permasalahan ini perlu adanya kepiawaian pimpinan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.

Strategi untuk mengelola permintaan, banyak jasa melibatkan banyak tindakan yang dilakukan secara berurutan. Artinya banyak jasa yang dibatasi oleh fasilitas fisik, perlengkapan karyawan, dan jasa yang diperlukan. Tetapi jasa yang bergelut dibidang informasi seperti BPSNT seharusnya dapat lebih efektif dalam melakkukan pengelolaan pelanggan/publik yang dilakukannya.

BPSNT dapat melakukan pembagian permintaan berdasarkan segmennya, misalnya untuk generasi muda/pelajar, tokoh masyarakat, lembaga pemerintah atau swasta, dan lain-lain. Dengan melakukan analisis terhadap segmen tersebut seharusnya lembaga ini dapat lebih memfokuskan program kerjanya yang berkaitan dengan kebutuhan segmen tersebut. Sehingga hal itu dapat mendongkrak permintaan terhadap jasa yang ditawarkannya.

Menggunakan strategi pemasaran untuk membentuk pola-pola permintaan, walaupun banyak alternatif yang dapat dilakukan dalam rangka mendongkrak permintaan tetapi strategi ini tidak dapat dikesampingkan dan bahkan memegang peranan penting dalam menggugah permintaan untuk mengakses informasi yang ada dilembaga ini. Selain itu upaya-upaya komunikasi mungkin dapat membantu memuluskan permintaan. Brosur, iklan, selebaran, pemberitaan (cetak maupun elektronik) dapat digunakan untuk mendidik publik, selain itu tentunya dapat mendongkrak permintaan.